Póngase firme con el almacenamiento | Método de almacenamiento en la nube

Primer paso, si su organización no está dividida en áreas y aún no tiene un organigrama, hágalo ahora, antes de empezar, en todo caso, a estas alturas ya están divididas las labores y cada quien entre los fundadores se está encargando de algo en particular. Si no quiere invertir mucho tiempo en crear áreas, divisiones, departamentos, utilice la que aplica a toda iniciativa privada: administrativo, comercial y producción, ya que es en este orden en el que usualmente fluyen los procesos..
27 de octubre de 2015 | Bogotá 
camf.adss.co  Carlos A. Melo F.
 Techno blogger | Cloud computing and tele-work solutions for small to medium size organizations

Ahora, una vez definidos los cargos y el organigrama, recuerde que cada una de estas áreas va a necesitar sus propios documentos, inclusive algunos pueden ser necesarios para dos o más áreas. Es por esto que cada área va a tener predefinido un sitio de almacenamiento. Si  cada recurso, documento, imagen o lo que sea, es guardado en su lugar y se le pone un nombre apropiado, las cosas difícilmente se van a perder y el tiempo va a aprovecharse mucho más. Como dice el dicho, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Sin más preámbulos e introducciones, he aquí el proceso estándar de creación de la estructura de almacenamiento de los recursos digitales de la organización:


  1. Determine el usuario que va a guardar toda la información: Aunque los archivos en línea pueden ser compartidos con tantas personas o usuarios como queramos, solo uno es el dueño y el que controla los permisos y accesos de los demás. Este usuario debe ser el administrador del centro de documentación.

  2. Cree las carpetas dentro de Google Drive. Este usuario administrador del centro de documentación es el que va a centralizar toda la información y facilitar el proceso de copia de seguridad u ubicación de recursos perdidos o mal ubicados. La estructura recomendada es esta: Ver estructura recomendada en Google Drive

  3. Cree las páginas especializadas en áreas en Google Sites: Además de su escritorio remoto, o índice general de usuarios o como lo quiera llamar, que es básicamente la página principal de su Intranet, a donde llegan los usuarios todos los días a desempeñar sus actividades, cree páginas adicionales con fines particulares. Estos sitios deben ser creados también por el usuario administrador del centro de documentación, ya que ambos aplicaciones (DRIVE Y SITES) se usarán para enlazar recursos, por ejemplo, desde el índice del área comercial (Google Sites) se podrá acceder a la tabla de solicitudes de cotización que se encuentra en la aplicación Google spreadsheets (Google Docs, en Drive). Las dos páginas recomendadas inicialmente son: MULTi (ver ejemplo) y Calidad (ver ejemplo) para cada una de estas páginas se recomienda crear subdominios así: multi.sudominio.tld y calidad.sudominio.tld

  4. Compartir las carpetas: por defecto, los documentos creados en Google Drive son privados y usted puede agregar usuarios con acceso de su propia organización, con su propio dominio corporativo, de otras redes de Google Apps y cualquier usuario con un correo Gmail. Usted definirá en qué carpetas cual usuario puede leer, o pueder además de leer, modificar y crear documentos al interior de la carpeta compartida, documentos que usted encontrará en su carpeta.

  5. Comparta sus sitios de Internet: Al igual que con las carpetas y documentos de Google Drive, usted también debe determinar aquí quien entra a leer y quién puede editar. Estas son páginas de internet, también por defecto privadas, entonces usualmente lucen como páginas de Internet convencionales, pero que requieren credenciales de acceso.

  6. Capacitación y acuerdos: a la fecha de hoy y al año en curso (2015) el común del as personas no están habituadas a la computación en la nube, de hecho, muchos están habituados a guardar sus documentos en su propio disco duro, con su propio sistema de carpetas y nombres (si es que tienen alguno). A partir de ahora, todos comparten una misma carpeta, y todos deben poder saber que contiene un documento solo leyendo su nombre, y además porque un nombre apropiado facilita encontrar la información más adelante. Reúna a su gente, cada uno debe tener su propia terminal o su propio portátil, y dedíquele 60 minutos a crear, bautizar, compartir y acceder documentos en línea, hasta que todos le tengan algo de confianza a la plataforma, y luego indíqueles que sistema de etiquetado van a usar. Este es el que les sugiero:

    1. Estructura: YYYY MM DD propósito - proyecto - autor -ver001

    2. Ejemplo: 2015 08 11 propuesta comercial - licitación petrolera - rodriguez - ver 001

  7. Seguimiento: de alguna forma, establecer la política de no crear documentos en sitios diferentes a los oficiales y permitidos, hace que las personas, considerando que otros deben poder encontrar y eventualmente acceder a los documentos que ellos crean, desarrollen cierta disciplina en este frente, disminuyendo de esta manera los errores de ubicación y etiquetado. Cuando se presentan son rápidamente identificados simplemente porque otra persona no encuentra un documento o no entiende una etiqueta.


En esencia, eso es básicamente todo lo que hay que hacer. Además de esto, el administrador del centro de documentación, deberá hacer una copia quincenal o mensual, o cada vez que lo considere necesario, de todos los datos en línea, usando la aplicación Google Drive descargable, que permite copiar toda una carpeta al disco duro o a una memoria.


El valor de toda organización privada depende mucho de su eficiencia, y una organización que tiene funcionarios que invierten mucho de su tiempo buscando cosas perdidas es menos valiosa y eficiente.