Última versión final no va más

Uno de los grandes retos del trabajo colaborativo, es poder resolver el movimiento continuo de archivos entre colaboradores. Cuando cada uno de ellos agrega cambios en cualquier momento y en la versión "final" que tiene en su disco duro, la información repetida y confusa incrementa los márgenes de error y hace más costoso el seguimiento de esta información. En un momento dado es una competencia de tiro al blanco identificar cual de los archivos existentes es el más reciente.
4 de agosto de 2015 | Bogotá 
camf.adss.co Carlos A. Melo F.
 Techno blogger | Cloud computing and tele-work solutions for small to medium size organizations

Desde el primer día que una empresa empieza a funcionar en la casa del fundador, en su portátil personal tal vez, esa nueva organización empieza a generar información; contratos, documentos, tablas, presentaciones, cotizaciones, etc. Uno de los primeros archivos y de los más importantes es ese momento es la primera cotización, a la que los fundadores posiblemente bautizaron "cotizacion cliente XYZ.DOC"... Con el tiempo, probablemente todos estos documentos van quedando almacenados en alguna carpeta en el disco duro del ese computador, o en una memoria para poder mostrárselo después a un cliente, y además y por si acaso, se la envía a usted mismo a su correo electrónico personal, porque usted todavía no tiene su correo corporativo. Poco tiempo después entra un colaborador, por ejemplo un vendedor, y recibe su propio equipo y tal vez esa memoria USB para que busque dentro de ella lo que necesite porque "Todo está allí...", todo el escenario está listo...Empezó el desorden, el caos ha sido creado exitosamente, para alcanzar un caos total, solo agregue nuevos colaboradores a la mezcla y por supuesto, cada uno de ellos diseñe su sistema personalizado de almacenamiento en su portátil de uso personal.

Volvamos al día 0, al día de las expectativas de éxito después de unos pocos meses, (!¿?¡). En ese momento no hay tiempo para nada más además de planear las primeras ventas. Sin embargo, todo administrador experimentado le podrá decir con seguridad y contundencia que las políticas de trabajo que sean implementadas, socializadas y respetadas en forma temprana, van a solucionar muchos incendios antes que se estos presenten.

Usualmente cuando una nueva persona ingresa en una organización trata de adaptarse rápidamente a las normas, parámetros, clima y demás características propias de la organización. Donde no encuentre normas de trabajo, se las inventa de acuerdo a su propio criterio y experiencia...En mi experiencia, uno de los criterios que más frecuentemente fallan es la metodología de almacenamiento digital. El común de la gente de oficina de las 2 pasadas décadas, aunque puede tener formación de como manejar el archivo físico (en papel) y posean el rigor necesario para tener ordenados sus documentos en papel, por algún extraño motivo esas mismas personas guardan sus documentos digitales en cualquier lugar del disco duro y les ponen cualquier nombre, a veces casi al azar, hasta el punto que cuando en la elaboración de un documento que deben intervenir varias personas, después de varios días de e-mails con archivos adjuntos, encontramos que todos ellos tienen guardados en sus respectivos discos duros y en sus cuentas de correo electrónico corporativo, la última versión del documento, pero desafortunadamente estas versiones no son idénticas entre sí, y lo peor de todo, todas tienen en su nombre, "versión final!". Algunos meses después, cuando volvemos a necesitar ese documento, algún personaje desafortunado debe reunir todas las últimas versiones de las que se sepa que existen y compararlas, pensando que hubiese sido mejor si todas se hubieran perdido, porque sería más fácil hacer el documento desde cero.

Si usted hace parte del equipo de formación de una nueva organización, dedíquele por lo menos un par de horas a crear la estructura de carpetas centralizada del archivo de la organización (la opción más económica en Cloud Computing es Drive de Google Apps for Work). Esto va a evitar que en el futuro que la información se pierda por tres (casi cuatro) de los motivos de pérdida de información más comunes:

MOTIVOS MÁS COMUNES DE PÉRDIDA DE INFORMACIÓN:
  1. Se perdió o se daño el dispositivo de almacenamiento, un portátil, una memoria USB, un celular, etc,
  2. Quedo guardado en algún lugar tan remoto que ya nadie sabe cual es ese lugar; un disco duro de un portátil viejo, una memoria que no volvimos a sacar, un servidor en desuso, etc.
  3. La información aún la tenemos en nuestro poder, pero alguien que trabajó en la organización se llevó su copia, esto también es pérdida, especialmente si estamos hablando de una base de datos comercial. Pero...
  4. Una razón más; tal vez la más común de todas; tenemos el archivo en nuestro disco duro, en algún lugar, pero le pusimos mal el nombre al archivo, le pusimos un nom bre demasiado genérico. lo más seguro es que el día que lo necesitamos no tenemos el tiempo para buscarlo, en otras palabras, lo tenemos, pero no sabemos donde.
De manera que si usted desde el principio decide establecer un sistema de carpetas para almacenamiento de la información de su empresa, así como un sistema de etiquetado de fácil comprensión para nuevos y antiguos colaboradores, cuando lleve alguien nuevo va a poder recibir en forma muy sencilla la información existente y va a continuar el mismo sistema sin necesitar de una costosa capacitación o asesoramiento inicial para explicarle el orden caótico personal de la persona que deja el cargo.

En resumen, siéntese y decida como va a clasificar su información, hay una estructura general que funciona en la mayoría de los casos: ADMINISTRATIVO, COMERCIAL Y PRODUCCIÓN, y escoja una ubicación de almacenamiento a donde todos los miembros de su organización se puedan conectar desde sus puestos de trabajo o inclusive desde sus dispositivo móviles, idealmente la nube. O mejor aún, para no tener que inventar de nuevo la rueda, solo siga estos pasos y ahórrese mucho tiempo. Vea cual es el sistema ideal de almacenamiento y etiquetado de archivo digital.

FIN DE LA PRIMERA PARTE.